Vì sao doanh nghiệp Nhật cần có “hỗ trợ one-stop” khi xuất khẩu sang Việt Nam

Trong vài năm gần đây, ngày càng nhiều doanh nghiệp Nhật Bản nghĩ đến việc:

“Muốn thử xuất khẩu sang Việt Nam.”
“Muốn đưa sản phẩm của mình vào thị trường Đông Nam Á.”

Điều đó không có gì lạ. Việt Nam hiện có dân số gần 100 triệu người, độ tuổi trung bình khoảng 30, và tốc độ tăng trưởng kinh tế 6%/năm – tất cả đều là những con số hấp dẫn.

Tuy nhiên, sau khi bắt tay vào thực tế, rất nhiều công ty đã thừa nhận:

“Khó hơn mình tưởng.”
“Không hiểu sao bên kia không trả lời.”
“Thủ tục quá phức tạp, nản lòng giữa chừng.”

Mỗi lần nghe những lời như vậy, tôi lại tự hỏi:

“Phải chăng họ chưa thật sự hiểu tầm quan trọng của việc có một đơn vị hỗ trợ tại chỗ?”

Thị trường Việt Nam quả thật rất tiềm năng, nhưng “không thể áp dụng cách làm của Nhật Bản y nguyên sang đây.”
Trong bài viết này, tôi sẽ chia sẻ những câu chuyện thành công và cả thất bại mà tôi đã chứng kiến, để làm rõ lý do vì sao doanh nghiệp Nhật cần đến dịch vụ hỗ trợ xuất khẩu “one-stop” khi bước vào Việt Nam.

---

🇯🇵 1. Cái bẫy của suy nghĩ “Tự mình làm cũng được”

Một công ty sản xuất bánh kẹo ở vùng Kansai đã từng nổi tiếng tại địa phương.
Họ tin tưởng rằng sản phẩm của mình – “vừa ngon vừa lành” – nhất định sẽ được người tiêu dùng Việt Nam yêu thích.

Ban đầu, họ tham gia một hội chợ quốc tế tại TP.HCM, phản hồi từ khách hàng khá tích cực.
Nhưng chỉ sau vài tháng, mọi thứ bắt đầu rối tung:

• Hồ sơ tiếng Anh và bản dịch tiếng Việt sai lệch khiến việc đăng ký kéo dài.

• Thủ tục thông quan gặp trục trặc, hàng hóa bị kẹt ở cảng hơn 2 tuần.

• Hợp đồng đại lý bán hàng không chặt chẽ, dẫn đến việc thanh toán bị chậm trễ.

Kết quả: tồn kho, thua lỗ, và họ phải rút lui khỏi thị trường chỉ sau một năm.

Nguyên nhân rất đơn giản: không có chuyên gia địa phương đồng hành.

Việt Nam có vô số “cái bẫy nhỏ” mà nếu không quen, bạn sẽ dễ vấp phải:
từ thuế, pháp lý, văn hóa, cho đến cách người Việt đàm phán hay ra quyết định.
Nếu chỉ dựa vào “kinh nghiệm trong nước”, đôi khi bạn sẽ không nhận ra rủi ro cho đến khi quá muộn.

🌏 2. Mối quan hệ với đối tác địa phương – rào cản lớn nhất

Hầu hết chuyên gia đều nói rằng:

“Muốn làm ăn ở Việt Nam, điều đầu tiên là phải có một đối tác đáng tin cậy.”

Nhưng “đáng tin cậy” lại là khái niệm rất khó định nghĩa.

Một công ty cơ khí Nhật Bản từng ký hợp đồng với đại lý tại Hà Nội.
Giai đoạn đầu, việc bán hàng diễn ra thuận lợi, đơn đặt hàng đều đặn.
Thế nhưng chỉ sau nửa năm, đối tác bỗng im lặng.
Tiền hàng chưa thanh toán, hợp đồng mập mờ, và việc thu hồi công nợ trở nên bất khả thi.

Hợp đồng bằng tiếng Anh, điều khoản lỏng lẻo, và không có sự giám sát pháp lý.
Tại Việt Nam, “nếu không có mối quan hệ tin cậy, thì giấy tờ chỉ có giá trị tương đối.”
Con người vẫn là yếu tố quyết định, chứ không chỉ là con dấu hay hợp đồng.

Nếu có một đơn vị hỗ trợ one-stop, họ có thể giúp:

• Giới thiệu, thẩm định và kết nối đối tác phù hợp.

• Soạn thảo và kiểm tra hợp đồng theo pháp luật Việt Nam.

• Hỗ trợ dịch thuật, đàm phán và theo dõi thanh toán.

Nói cách khác, đó không chỉ là “dịch vụ hỗ trợ”, mà là “lá chắn bảo vệ niềm tin” cho doanh nghiệp Nhật khi bước chân ra thị trường mới.

🏦 3. Thuế, thông quan và giấy tờ – mê cung thật sự

Việt Nam có hệ thống luật thương mại và thuế rất khác với Nhật.
Các quy định có thể thay đổi chỉ trong vài tháng.
Một lỗi nhỏ trong mã HS Code cũng có thể khiến hàng hóa bị áp thuế cao hơn, hoặc thậm chí bị tạm giữ.

Ví dụ, đối với thực phẩm xuất khẩu:

• Bắt buộc phải có bảng thành phần, nguyên liệu và nhãn tiếng Việt.

• Phải đăng ký sản phẩm với Bộ Y tế (MOH).

• Nếu sai sót trong ghi nhãn, hàng có thể bị thu hồi khỏi thị trường.

Không ít công ty bị vướng ngay ở bước chuẩn bị giấy tờ — thua ngay từ vạch xuất phát.
Trong khi đó, nếu sử dụng dịch vụ hỗ trợ one-stop, doanh nghiệp sẽ được hỗ trợ:

• Biên dịch hồ sơ chính xác,

• Làm thủ tục đăng ký,

• Tối ưu mã thuế và chi phí logistics.

Đó chính là sức mạnh thật sự của mô hình “one-stop”: giảm thiểu rủi ro trước khi rủi ro xảy ra.

👩‍💼 4. Các doanh nghiệp thành công đều có “người đồng hành tại chỗ”

Một công ty nhỏ ở vùng Kyushu sản xuất nước tương truyền thống.
Thay vì tự mình tìm đại lý, họ đã hợp tác ngay từ đầu với một nhóm tư vấn người Nhật sống tại Việt Nam.

Nhờ đó, họ:

• Dịch tên sản phẩm và bao bì phù hợp với khẩu vị người Việt.

• Hoàn thành thủ tục đăng ký sản phẩm trước khi đưa hàng vào siêu thị.

• Thử nghiệm bán hàng qua Shopee và Aeon để kiểm tra phản ứng khách hàng.

Năm đầu tiên, doanh số chưa cao, nhưng lượng khách hàng trung thành tăng đều.
Đến năm thứ ba, sản phẩm của họ có mặt tại hơn 50 cửa hàng,
và thương hiệu đã được người tiêu dùng Việt nhớ đến như “nước tương Nhật ngon và đáng tin cậy”.

Điểm mấu chốt ở đây không phải là vốn hay may mắn,
mà là có một đội ngũ hiểu thị trường địa phương, cùng họ đi qua từng bước.
Họ không chỉ là “tư vấn viên” mà là người phiên dịch văn hóa và cách làm việc giữa hai quốc gia.

⚙️ 5. “Chỉ cần thuê từng phần riêng lẻ” – sai lầm phổ biến

Rất nhiều doanh nghiệp Nhật nghĩ rằng:

“Tôi thuê công ty dịch thuật, công ty logistics, rồi thêm một đại lý là đủ.”

Nhưng trong thực tế, mô hình rời rạc như vậy lại là nguồn gốc của rắc rối.

Chỉ cần một mắt xích sai:

• Giấy tờ lỗi → Thông quan chậm → Mất hợp đồng.

• Giá bán sai → Không cạnh tranh được.

• QC hoặc quảng cáo sai quy định → Bị phạt hoặc cấm bán.

Khi mọi khâu tách biệt, không ai chịu trách nhiệm cho kết quả cuối cùng.
Còn mô hình one-stop sẽ giúp doanh nghiệp quản lý trọn gói:

Khi mọi thứ được “kết nối liền mạch”, rủi ro gần như được giảm xuống mức tối thiểu.

📊 6. Doanh nghiệp nhỏ và vừa càng cần “hỗ trợ đồng hành”

Doanh nghiệp lớn có đội ngũ pháp lý, phòng xuất nhập khẩu, luật sư riêng.
Nhưng các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME) thì hầu hết không có.

Nhiều công ty địa phương của Nhật tham gia hội chợ ở TP.HCM hoặc Hà Nội,
tuy nhiên họ thường gặp tình trạng:

• Thông dịch viên không hiểu thuật ngữ kỹ thuật,

• Không thương lượng được hợp đồng cụ thể,

• Không theo dõi được sau hội chợ.

Kết quả là cơ hội bị bỏ lỡ.
Nếu có một nhóm hỗ trợ chuyên nghiệp đi cùng, họ có thể biến “cuộc gặp ngắn” thành “hợp đồng dài hạn.”
Đó chính là giá trị thực tế mà các doanh nghiệp nhỏ cần nhất.

💬 7. Hiểu văn hóa – hiểu con người

Việt Nam và Nhật Bản đều thuộc châu Á, nhưng văn hóa kinh doanh khác biệt hoàn toàn.

Ví dụ, trong các cuộc họp, người Việt thường nói “Vâng” ngay cả khi chưa hiểu rõ — không phải vì họ đồng ý, mà vì họ muốn lịch sự.
Hoặc khi có xung đột, họ tránh nói thẳng để giữ hòa khí.
Nếu không hiểu điều đó, doanh nghiệp Nhật dễ hiểu lầm là “người Việt thiếu nghiêm túc”.

Ngược lại, người Việt coi trọng quan hệ cá nhân hơn hợp đồng.
Họ sẽ chỉ hợp tác khi cảm thấy “tin tưởng và gần gũi”.
Do đó, việc hiểu và thích ứng với văn hóa địa phương là yếu tố bắt buộc.

Một đơn vị hỗ trợ tại chỗ có thể đóng vai trò “cầu nối văn hóa”, giúp hai bên hiểu nhau hơn và cùng tiến về mục tiêu chung.

---

Biến “xuất khẩu” thành “hệ thống bền vững”

Thị trường Việt Nam vẫn đang phát triển mạnh, cơ hội còn rất nhiều.
Nhưng thời của “có sản phẩm tốt là tự bán được” đã qua.

Những công ty Nhật thành công nhất hiện nay không chỉ bán hàng,
họ xây dựng hệ thống – hiểu thị trường – và tạo lòng tin.

Dịch vụ hỗ trợ “one-stop” không chỉ là một gói tiện ích.
Nó là:

• Bảo hiểm ngăn ngừa rủi ro thất bại,

• Động cơ giúp doanh nghiệp tăng tốc nhanh hơn.

Lo lắng khi bước ra thị trường nước ngoài là điều tự nhiên.
Nhưng thay vì bước đi một mình trong sương mù,
hãy đi cùng những người đã hiểu con đường đó.